أجرت مايكروسفت الكثير من الأبحاث حول تأثيرات الاجتماعات المتتالية عبر الإنترنت ، والنتائج لا تبدو جيدة. على هذا النحو ، يضيف عملاق البرامج ميزة جديدة إلى Outlook يمكنها إضافة أوقات استراحة إلزامية إلى الاجتماعات المجدولة.
فواصل اجتماع مايكروسفت الجديد في Outlook.
كما ورد في Microsoft WorkLab ، تريد الشركة مساعدة الجميع في زيارة دورة المياه أو تحضير كوب من الشاي أو القهوة لأنفسهم قبل الاجتماع التالي.
في السابق ، اتبع Outlook أسلوبًا يسمح للمنظمين بجعل الاجتماعات تبدأ وتنتهي على مدار الساعة. كان الأمر منطقيًا في ذلك الوقت لأنه إذا أراد شخص ما استضافة اجتماع مدته ساعة ، فعادة ما يضبطه على الساعة وينتهي في الساعة.
تبدأ المشاكل عندما يقوم شخص ما بجدولة اجتماعات متعددة متتالية. نظرًا لأن هذه الاجتماعات تبدأ وتنتهي في الساعة افتراضيًا ، لم يكن لدى الحاضرين الوقت لأخذ قسط من الراحة أو ترتيب أنفسهم. بمجرد انتهاء أحد الاجتماعات ، من المقرر أن يبدأ اجتماع آخر في نفس الوقت بالضبط.
الآن ، يسمح Outlook للمؤسسة بتعيين فترة راحة إلزامية بعد الاجتماع. أوقات الراحة قابلة للتخصيص لتناسب احتياجات العمل وتمنع عقد اجتماعين متتاليين دون إعطاء الحاضرين فرصة لأخذ قسط من الراحة.
لماذا تدعو مايكروسفت إلى التوقف في الاجتماعات
تسبب جائحة الفيروس التاجي في تحول كبير في عالم الأعمال. فجأة ، اضطرت المنظمات إلى إعادة خلق تشابه مع الحياة المكتبية العادية بينما كان الجميع عالقين في المنزل في حالة إغلاق.
على هذا النحو ، بدأ عهد جديد من اجتماعات الصوت والفيديو. استبدل الاتصال ببعضنا البعض عبر خدمات مثل Microsoft Teams الاجتماع الشخصي بسرعة ، وغيّر بشكل جذري كيفية إنجاز الشركات لعملها.
حتى أن Microsoft فكرت في بناء مقاييس لمراقبة كيفية سير الأعمال التجارية عبر الإنترنت. من شأن أحد التحديثات المقترحة أن تجعل Microsoft Teams تتحقق من مظهر الحاضرين بالملل وتقديم المشورة للمنظمين حول كيفية جعل اجتماعاتهم أفضل.
ومع ذلك ، أصبحت الاجتماعات المتتالية عبر الإنترنت هي القاعدة الجديدة. وكما أوضحت Microsoft في المقالة أعلاه ، فإن القيام بذلك يتسبب في شعور الحضور بمزيد من التوتر وفقدان التركيز. لهذا السبب يدفع عملاق البرمجيات لإضافة فترات راحة إلزامية للاجتماعات عبر الإنترنت.
جعل العمل عن بعد أقل إجهادًا
أظهرت دراسات مايكروسفت أن الذهاب إلى اجتماعات متتالية يؤدي إلى خسائر ذهنية هائلة على الحاضرين. الآن ، يمكن للمؤسسات تعيين أوقات استراحة إلزامية بعد الاجتماعات للسماح للموظفين بالتعافي والاستعداد للاجتماعات التالية.
هل تعلم أن هذه الحالة العقلية المعينة لها اسم غير رسمي؟ يطلق عليه “Zoom fatigue” ، ويمكنك التغلب عليه بأخذ فترات راحة وإخفاء كاميرا الويب الخاصة بك بين الحين والآخر.
